venerdì 30 luglio 2010

Siete in: home page | Approfondimenti | E' vietato esporre in bacheca i dati relativi ...

L’attivita' di amministrazione di un condominio comporta una serie di operazioni riconducibili alla nozione di trattamento e quindi di protezione dei dati personali, individuata dal Codice della privacy all’art. 4. Secondo questo articolo, per trattamento del dati personali si intende "qualunque operazione o complesso di operazioni, effettuati anche senza l'ausilio di strumenti elettronici, concernenti la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la conservazione, la consultazione, l'elaborazione, la modificazione, la selezione, l'estrazione, il raffronto, l'utilizzo, l'interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di dati, anche se non registrati in una banca di dati".

Quindi, trattare i dati personali dei condomini vuol dire tenere una sorta di anagrafe condominiale, dove vengono registrati i nomi e i dati anagrafici dei condomini in un registro cartaceo ovvero in uno dei correnti programmi di gestione condominiale. In questa banca dati viene determinato quanto dovuto da ciascuno dei condomini mediante applicazione della tabella millesimale alle spese preventivate o gia' effettuate, vengono registrati i pagamenti, conservati i documenti contenenti la descrizione delle caratteristiche principali delle diverse unita' immobiliari risultanti dalle relazioni dei tecnici che hanno redatto la tabella millesimale o da altre rilevazioni, vengono raccolti e tenuti la documentazione dell'attivita' contrattuale del condominio e delle spese, la corrispondenza ricevuta dai partecipanti al condominio e quella indirizzata a questi o a terzi.

Cio' comporta dunque che nell’ambito dello svolgimento della suddetta attivita', il trattamento dei dati dei condomini venga effettuato nel rispetto dei principi introdotti dal legislatore con il D.lgs n. 196 del 2003.

Con l'ordinanza del 27 aprile 2005, il Tribunale di Napoli, Sezione distaccata di Afragola, ha ribadito il principio, gia' affermato in precedenza dall’Autorita' Garante, secondo cui l’amministratore di condominio non puo' divulgare, attraverso la bacheca, informazioni relative a vicende personali dei condomini di cui sia venuto a conoscenza nell’ambito della gestione amministrativa dell’immobile.

Dunque, con riferimento al condominio la pertinenza deve essere ascritta esclusivamente a quelle informazioni che comunque siano di un qualche utilita' per la gestione amministrativa del caseggiato quale finalita' precipua cui deve essere informato qualsiasi trattamento di dati posto in essere dall’amministratore.

Il Garante era gia' intervenuto piu' volte in materia (provvedimenti del 12 dicembre 2001 del 17 maggio 2001 e del 23 ottobre 2000) stabilendo una serie di principi in ordine al trattamento di dati personali posto in essere dagli amministratori di condominio.

In linea generale ha stabilito che,  per verificare se sia lecito e corretto affiggere in bacheca elenchi contenenti nome e cognome degli inquilini morosi o di semplici avvisi indirizzati a singole persone con solleciti di pagamento, occorre tener conto dei principi sulla riservatezza e, al tempo stesso, porre attenzione a quanto, caso per caso, stabilito dal codice civile e convenuto tra i condomini nell'eventuale regolamento di condominio rispetto ai poteri e alle facoltà attribuiti all’amministratore.

In particolare il Garante ha ritenuto poi che l'esposizione in una bacheca condominiale, posta in luogo accessibile anche ad estranei al condominio, dell'ordine del giorno di un'assemblea che riporti anche la situazione debitoria di singoli condomini, viola i principi di pertinenza e non eccedenza nella diffusione dei dati personali. Cio' dunque legittimava il condomino interessato ad agire per ottenere la rimozione dalla bacheca dei dati relativi alla propria morosita' .

L’Autorita' ha affermato che in generale l'esposizione di dati personali riguardanti i singoli condomini in luoghi aperti al passaggio di soggetti estranei deve essere limitata predisponendo gli avvisi, le convocazioni e gli ordini del giorno di cui si ritenga necessaria l'inserzione in bacheche condominiali, in modo da inserirvi le sole informazioni necessarie per una più efficace comunicazione dell'evento (come ad esempio l’assemblea condominiale).

Diversamente, i dati relativi a vicende personali dei singoli condomini possono essere comunicati ma soltanto ai singoli aventi diritto (ovvero con missive recapitate a ciascun condomino), oppure nell’ambito di una discussione comune in sede di assemblea.

In particolare l'amministratore di condominio puo' comunicare ai condomini che ne fanno richiesta, dati di bilancio o prospetti contabili sulle quote pagate e sulle eventuali morosità, ma evitando l'accesso ai dati da parte di persone estranee al condominio.

Pertanto il mancato rispetto di tali indicazioni integrera' una violazione dei principi di pertinenza e non eccedenza che impongono all’amministratore di adottare le opportune cautele ove si tratti di comunicare dati relativi a questioni personali del singolo condomino.

Si deve considerare che la massima parte delle comunicazioni dell'amministratore ha per destinatari la pluralita' dei condomini in quanto relative alle convocazioni delle assemblee e ai conti dell'amministrazione condominiale ove la situazione del dare e dell'avere di ogni singolo condomino è contestual­mente indicata.

Sotto tale profilo il Garante ha specificato che l’amministratore di condominio puo' mettere a disposizione dei condomini che ne facciano richiesta tutta la documentazione da lui acquisita, che potra' pero' essere utilizzata al solo scopo di verificare la regolarità delle procedure assembleari o per proporre eventuali impugnazioni delle deliberazioni.

Potranno essere raccolte notizie relative alla proprieta' o alla superficie dell' immobile ai fini del calcolo dei millesimi e non quelle relative, ad esempio, al prezzo d' acquisto dell’appartamento, o numeri telefonici dei condomini in quanto non necessari ai fini della determinazione dei diritti e degli oneri di ciascun proprietario.

Si tratta di operazioni assolutamente lecite, a fronte dell'interesse di ogni condomino a verificare la condizione di adempimento o di inadempimento di ogni altro partecipante, data la solidarieta' passiva che lega tutti gli appartenenti alla comunità condominiale nei confronti dei terzi creditori, e quindi la possibilita' concreta di rispondere per il caso di inadempienze di altri.

Occorre dunque ritenere che l'amministratore potrà informare i condomini su tutti gli aspetti relativi alla gestione amministrativa delle parti comuni dell’edificio; tuttavia ove la comunicazione abbia ad oggetto dati personali relativi al merito delle singole questioni, le relative informazioni dovranno essere recapitate individualmente senza adottare modalità di pubblicazione idonee ad informare anche soggetti estranei al condominio.

In altri termini, dunque, presupposto indispensabile di legittimita' per il trattamento di dati dei condomini e' la configurazione di un interesse comune in ordine alla gestione amministrativa dei beni. In presenza di tale presupposto occorre poi distinguere in base alla natura delle informazioni trattate.